THAY ĐỔI NỘI DUNG ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP
Sau một thời gian hoạt động, khi nhận thấy cần thay đổi những nội dung như: Tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện, bổ sung ngành nghề hay tăng/giảm vốn điều lệ… thì doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để không ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp và tránh những xử phạt hành chính không nên có.
Vậy thay đổi nội dung đăng ký DN như thế nào? Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký DN thế nào? Hãy cùng YOURLAWYER tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Thay đổi nội dung đăng ký DN là gì?
Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là thủ tục hành chính cần thực hiện tại cơ quan đăng ký khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi một hoặc nhiều nội dung cùng lúc như: thay đổi tên, địa chỉ công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thành viên và cổ đông…
Những nội dung doanh nghiệp thường thực hiện thay đổi bao gồm:
– Thay đổi tên công ty: tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt của doanh nghiệp.
– Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: chuyển trụ sở chính về địa chỉ khác
– Thay đổi ngành nghề kinh doanh bao gồm: rút ngành nghề hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh
– Thay đổi vốn điều lệ bao gồm: tăng vốn điều lệ, giảm vốn điều lệ, cơ cấu lại vốn góp/cổ phần giữa các thành viên/cổ đông
– Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
– Thay đổi thành viên/cổ đông của công ty
– Thay đổi con dấu Công ty
2. Hồ sơ
Việc chuẩn bị hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp rất quan trọng. Bởi vì nếu hồ sơ sai sót hoặc không đủ thì cần tiến hành sửa đổi, bổ sung gây mất thời gian cho doanh nghiệp.
Tùy vào từng nội dung thay đổi trong giấy đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ cho thích hợp.
2.1 Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh khi đổi tên doanh nghiệp bao gồm:
– Thông báo thay đổi tên doanh nghiệp
– Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty Cổ phần)
– Quyết định thay đổi tên doanh nghiệp
– Giấy đề nghị công bố thông tin doanh nghiệp
– Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục (Nếu không phải người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục).
2.2 Hồ sơ thay đổi trụ sở doanh nghiệp
So với các nội dung khác thì thay đổi trụ sở chính có phần phức tạp hơn.
a) Đối với trường hợp thay đổi trụ sở cùng quận, huyện, hồ sơ bao gồm:
– Thông báo thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp
– Bản sao biên bản cuộc họp đề cập đến việc thay đổi địa chỉ công ty của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên), của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH một thành viên), của các thành viên hợp danh (đối với Công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần)
– Quyết định về việc thay đổi trụ sở chính của công ty
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty
b) Đối với trường hợp thay đổi trụ sở khác quận, huyện, hồ sơ bao gồm:
– Mẫu 09, 09a (sau khi chốt thuế tại chi cục thuế địa chỉ cũ của công ty)
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về thay đổi trụ sở công ty
– Biên bản họp về việc thay đổi trụ sở chính của công ty
– Quyết định về việc thay đổi trụ sở chính của công ty
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
2.3 Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh
Khi thay đổi ngành nghề kinh doanh, trước hết doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ như sau:
– Thông báo thay đổi theo mẫu quy định
– Biên bản họp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề đăng ký kinh doanh;
– Quyết định về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh của công ty;
– Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp;
– Đối với ngành nghề kinh doanh có vốn pháp định, doanh nghiệp cần điều chỉnh vốn điều lệ sao cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Doanh nghiệp cần xuất trình văn bản, giấy tờ chứng minh vốn pháp định, như: Giấy chứng nhận ĐKDN, văn bản góp vốn,..
– Đối với những ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề, doanh nghiệp cần xuất trình chứng chỉ đối với ngành nghề đó.
2.4 Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ
a) Trường hợp tăng vốn điều lệ
Doanh nghiệp cần phải thực hiện việc tăng vốn trước khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên Giấy phép kinh doanh.
Hồ sơ tăng vốn điều lệ bao gồm những loại giấy tờ sau:
– Thông báo về việc tăng vốn điều lệ của doanh nghiệp
– Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị về việc tăng vốn điều lệ
– Dự thảo điều lệ mới
– Văn bản, chứng từ chứng minh việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp,..
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng, chứng thực
b) Trường hợp giảm vốn điều lệ
Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo giảm vốn điều lệ của công ty
– Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên, hội đồng cổ đông về việc giảm vốn
– Dự thảo điều lệ sau khi giảm vốn
– Cam kết đã thanh toán hết các khoản nợ sau khi giảm vốn điều lệ
– Báo cáo tài chính tại kỳ gần nhất trước khi giảm vốn
3. Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký DN
Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký DN. Về cơ bản, quy trình – thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không có gì khác nhau. Chỉ có sự khác biệt ở hồ sơ từng nội dung thay đổi mà chúng tôi đã chia sẻ.
Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký DN nói chung bao gồm các bước:
– Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký DN
Doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký DN theo nội dung chúng tôi đã hướng dẫn ở mục 2.
– Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi tại Cơ quan đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký DN sẽ được doanh nghiệp hoặc tổ chức được doanh nghiệp ủy quyền nộp tại Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ, Cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ thực hiện thay đổi nội dung theo yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ đăng ký không được chấp nhận, Cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ thông báo bằng văn bản lý do từ chối để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
Bước 4: Thông báo thông tin thay đổi nội dung đăng ký DN trên Cổng thông tin quốc gia
Sau khi hoàn thành việc thay đổi đăng ký DN, doanh nghiệp cần công bố nội dung thay đổi trên công thông tin quốc gia theo đúng quy định của Luật Doanh Nghiệp.
Bước 5: Thực hiện các công việc khác sau khi thay đổi đăng ký DN
Phụ thuộc vào từng nội dung thay đổi đăng ký DN mà doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các công việc sau khi thay đổi như:
– Thay đổi tên công ty: cần tiến hành thực hiện thay đổi con dấu và hóa đơn VAT. Thay đổi tên doanh nghiệp trên biểu hiệu treo tại trụ sở chính. Và thông báo những việc thay đổi này đến các cơ quan như ngân hàng, đơn vị cung cấp chữ ký số token…
– Thay đổi địa chỉ của trụ sở chính: Trường hợp này cần kết hợp thay đổi cả con dấu của doanh nghiệp. Tiếp đến, cần thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp trên bảng hiệu và mẫu hóa đơn điện tử. Hơn nữa, nên tiến hành việc thông báo thay đổi đến các cơ quan như thuế, ngân hàng, đối tác làm ăn.
